Konferens- och eventplanering
Konferensplanering med Clarion Hotel®: Expertens tips om vad som är avgörande
Oavsett om det handlar om en mindre intern kick-off eller en stor konferens med tusentals deltagare är det sällan programmet i sig som avgör om evenemanget blir en succé. Det är oftast de små detaljerna som formar helhetsupplevelsen – från första intrycket till sista punkten på agendan.
Vad detta innebär i praktiken vet Stine Svendsen bättre än de flesta. Som projektansvarig för Campus, Elkjøp Nordics omfattande interna utbildningsprogram och Nordens största teknikmässa, har hon under många år planerat och genomfört stora och komplexa samlingar för medarbetare runt om i Norden – med Clarion Hotel® som fast samarbetspartner, år efter år.
"Det är de små detaljerna som avgör om deltagarna reser hem inspirerade eller frustrerade", berättar hon.
Ett upplärningsprogram i stor skala
Elkjøp Nordic driver över 400 butiker runt om i Norden, under namnen Elkjøp i Norge, [Elgiganten(https://www.elgiganten.se/) i Sverige och Elgiganten i Danmark, samt [Gigantti](https://www.gigantti.fi/ i Finland. Med ett sortiment som ständigt förnyas och medarbetare spridda över hela regionen är behovet av strukturerad produktutbildning i stor skala betydande.
Campus är ett av svaren. Det fyra veckor långa programmet samlar varje år tusentals medarbetare till produktutbildningar, klassrumsundervisning, konferenser och en stor intern teknikmässa – allt med målet att stärka både kompetens och gemensam kultur.
I mer än ett decennium har Campus haft sin bas i The Qube, ett stort konferenscenter och ett av de mest etablerade i sitt slag i Norden. Tillsammans har Elkjøp Nordic och Clarion Hotel® Oslo Airport utvecklat ett koncept som kan hantera ett evenemang av just denna storlek och komplexitet.
Varför långsiktiga samarbeten betyder något
Svendsen har haft ansvar för Campus i många år. Med över tio år på Elkjøp Nordic och en bakgrund inom rese- och hotellbranschen vet hon var evenemang ofta börjar brista – och vad som krävs för att de ska fungera.
Att Campus har arrangerats på Clarion Hotel® i så många år är ingen slump.
Som hon beskriver det bygger samarbetet på kontinuitet och ömsesidigt förtroende. Teamet vet vad de kan förvänta sig rent praktiskt, samtidigt som de utmanas med nya idéer och förbättringar år efter år. Det är just den balansen som gör att fokus kan ligga på innehållet och deltagarna – istället för på logistiken.
Att genomföra Campus är en omfattande operation. Flera aktiviteter och grupper pågår parallellt på stora ytor och med höga tekniska krav. Då måste evenemangsplatsen vara både pålitlig och enkel att samarbeta med.
"Det är ett samarbete som har blivit allt starkare genom åren. Jag vet att jag kan lita på att allt fungerar – samtidigt som de utmanar oss med nya idéer", säger hon.
Vad kännetecknar en bra konferensdag?
Enligt Svendsen är det aldrig agendan i sig som avgör om konferensen blir lyckad. Ofta är det de mest grundläggande delarna – och just de delarna som lättast underskattas – som blir det deltagarna minns bäst:
En bra start på dagen
Kaffe, färskpressad juice och omelett på beställning.
Teknik som fungerar
Inga mikrofoner som sviker eller skärmar som inte vill fungera.
Pauser och mat som ger energi
Tillräckligt med tid för att mingla, buffén är alltid påfylld och menyn anpassad efter olika behov.
Variation genom hela dagen
Korta föredrag, workshops och rotation håller energin uppe.
Komfort efter en lång dag
Bra rum och en säng som ger energi inför nästa dag.
”Du kan ha världens bästa talare, men om komforten och maten inte håller måttet är det det folk minns”, säger hon.
Varför Clarion Hotel® sticker ut
På frågan om vad som gör Clarion Hotel® till ett pålitligt val för stora evenemang lyfter Svendsen särskilt fram fyra faktorer:
1. Stabilt team med erfarenhet
Att jobba med samma människor år efter år skapar trygghet, samtidigt som nya krafter bidrar med nya perspektiv.
2. Flexibilitet på detaljnivå
Menyerna anpassas efter en nordisk publik, förväntningarna på kvalitet är tydliga och genomförandet är stabilt – även när trycket är högt.
3. Professionell guidning
Istället för att hålla med om allt utmanar teamet antaganden och bidrar aktivt till programflöde, pauser och möblering av lokalerna.
4. Kapacitet och kunskap
Evenemang som Campus kräver gott om utrymme och logistisk kompetens – något som är helt avgörande när tusentals deltagare är involverade.
Så undviker du de vanligaste fallgroparna
Svendsen har själv deltagit i otaliga konferenser genom åren och har sett samma misstag upprepas gång på gång.
Tekniska problem toppar listan. Få saker stör publiken snabbare än en föreläsare som står på mute inför hundratals personer eller en presentation som bara laddar. Frustrationen sprider sig snabbt och flyttar fokus från innehållet.
Överfulla program, för få pauser och mat som inte är anpassad efter deltagarnas behov är andra återkommande brister. När människor är trötta eller hungriga blir det nästan omöjligt att behålla både lärande och engagemang.
4 grundprinciper i planeringen
Med utgångspunkt i sina erfarenheter lyfter Svendsen fram några grundprinciper som är viktiga när man planerar konferenser och jobbsamlingar:
- Var tydlig med syftet. Teambuilding kräver något annat än en strategisamling.
- Känn din målgrupp. Vilka är deltagarna och vad är relevant för dem?
- Planera bra pauser. De är viktiga – både socialt och innehållsmässigt.
- Ta ägarskap själv. Involvera medarbetare och samarbeta nära med hotellet.
När dessa grundläggande delar är på plats ökar chanserna betydligt att skapa ett arrangemang som deltagarna faktiskt får ut något av.
Mäss- och konferenscenter i Norden
Din vision. Våra lokaler. Märkbar effekt
Anordna mässor och konferenser för 300+ deltagare med flexibel möblering, pålitlig teknik och erfarna event-team. Hitta rätt destination och planera ett sömlöst arrangemang.
Konferens och möten
Smidig och snabb bokning online
Det har aldrig varit enklare att boka ett mötesrum eller en konferens. Bara några klick bort.
Den ursprungliga artikeln är producerad av Schibsted Partnerstudio som annonsinnehåll för Clarion Hotel® och publicerades första gången på norska hos E24 år 2025. Läs den ursprungliga artikeln här. Denna version är redigerad och anpassad för publicering på www.strawberry.se.
